4.2 ADMINISTRACIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN.

   La administración de sistema de información, presenta reportes basados en las actividades de nivel de transacción. Con frecuencia la información proporcionada se combina con otra de naturaleza externa. La necesidad de tomar cada una de estas decisiones se presenta con frecuencia y, por tanto, la información necesaria para ello debe prepararse con regularidad.

· Según Whitten, Bentley y Dittman nos dice que la Administración de Sistemas de Información es “un conjunto de personas, datos, procesos y tecnologías de la información que interactúan para recoger, procesar, almacenar y proveer la información necesaria para el correcto funcionamiento de la organización”.

·  Muñoz Cruz nos dice que la Administración de Sistemas de Información es “un conjunto de elementos o componentes relacionados con la información que interaccionan entre sí para lograr un objetivo: facilitar y/o recuperar información”

TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN.

1. Sistemas Para El Procesamiento De Transacciones (TPS)
Sustituye los procedimientos manuales por otros basados en computadora. Trata con procesos de rutina bien estructurados, incluye aplicaciones para el mantenimiento de registros.

Está basado en la computadora y la relación de los trabajos rutinarios, es el más importante y el más utilizado dentro de la empresa, pues reduce el tiempo de las operaciones o actividades rutinarias de la empresa.

Las características más comunes dentro de la empresa son las siguientes:

 A través de éstos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas     operativas de la organización. 
 Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Información que se implanta en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organización. 
 Son intensivos en entrada y salida de información; sus cálculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados. 
 Son fáciles de justificar ante la dirección general, ya que sus beneficios son visibles y palpables.

2. Sistemas de Soporte para la Decisión (DSS)
Sistema interactivo basado en computadora, el cual ayuda a los tomadores de decisión utilizando modelos y datos para resolver problemas no estructurados. El objetivo principal de estos sistemas es el de apoyar, no reemplazar, las capacidades de decisión del ser humano.

3. Sistemas de Soporte a la toma de Decisiones en Grupo (GDSS)

Ayuda a que la toma de decisiones sea más eficaz para todos los niveles de usuarios individuales. Ofrecen muchas herramientas útiles para el trabajo en grupo. Permiten que los documentos compuestos incluyen aplicaciones de diferentes compañías de software. El SW de GDSS, ayuda a la programación, comunicación y administración conjunta de grupos de trabajo.

 Características
        Diseño especial
        Facilidad de uso
        Flexibilidad
        Apoyo a la toma de decisiones
        Aportaciones anónimas
        Reducción del comportamiento negativo del grupo
        Mantenimiento de registros automáticos

 Elementos
        Base de datos
        Base de modelos
        Gerente de diálogo

 Alternativas
        Salón de decisiones
        Red de decisiones de área local
        Tele conferencias
        Red de decisión de área extensa

4. Sistemas de Trabajo con Conocimientos (KWS)

Los sistemas de oficina y las estaciones de trabajo de diseño. Su principal cometido es integrar los conocimientos en el conjunto de la organización y canalizar los flujos de información asociados a puestos intensivos en información. Son denominados K.W.S (Knowledge Work Systems).

Como se observa el conocimiento como activo intangible es difícil de administrar, incluso apenas se está comprendiendo cómo se puede administrar; el conocimiento es parte fundamental para las organizaciones y su forma de hacer negocios y tener ventajas competitivas. Dichas herramientas nos ayudan a identificar o clasificar nuestros activos de conocimiento y a llevar los procesos de su gestión de una manera más efectiva, todas las habilidades y los conocimientos deben de ser identificados y valorados, accesibles desde cualquier sitio, deben ser capturados o almacenados, para que a su vez se puedan desarrollar y mejorar.

 Para CREAR conocimiento: Knowledge Work Systems (KWS), apoyan las actividades de los empleados y      profesionistas de alto desempeño y los ayudan a crear nuevos conocimientos e integrarlos a la empresa (CAD,      sistemas de modelación y simulación).
 Para COMPARTIR conocimiento: Grupos de trabajo, donde se comparte el conocimiento, este puede ser      presencial o a distancia (e-mail, teleconferencias, groupware).
  Para DISTRIBUIR conocimiento: Office Automation Systems, ayuda a controlar el flujo de información a través de      la organización (procesamiento de datos, calendarios electrónicos).

5. Sistemas de Automatización de Oficinas (OAS)

Es una aplicación de Tecnología de información diseñada para aumentar la productividad de los trabajadores de datos en la oficina, apoyando las actividades de coordinación y comunicación de la oficina típica.

Coordinan a diversos trabajadores de información, unidades geográficas y áreas funcionales. Manejan y controlan documentos. Programan actividades. Comunican.

 Sirven a las necesidades de información en los niveles de conocimientos en la institución
 Coordinan y administran
 Enlazan el trabajo
 Acoplan a la institución

Para cumplir con las funciones ya descritas, las oficinas en general llevan a cabo cinco actividades de oficinas principales:

 Administración de documentos
 Programación de las actividades de las personas y grupos
 Comunicación con personas y grupos
 Administración de los datos
 Administración de proyectos
      Administración de Documentos
Son las tecnologías que se utilizan para crear, procesar y administrar documentos. (procesamiento de palabra, las publicaciones de escritorio, imágenes de documentos y administración del flujo de trabajo).
 Trabajo de Colaboración (Groupware)
Es el software que reconoce el significado de los grupos en las oficinas al proporcionar funciones y servicios que dan soporte a las actividades de colaboración de los grupos de trabajo.
 Administración de la Información (Base de Datos de Escritorio)
Herramienta en paquetes para bases de datos diseñadas para dar soporte a tareas de administración de datos específicos de la oficina para el trabajador de la información.
 Administración de Proyectos
Es el software que facilita el desarrollo, programación y administración de un proyecto complejo en subtareas más sencillas, cada una con su propio tiempo de terminación y sus requerimientos de recursos.

6. Sistemas de Información para la Administración (SIA)

(MIS Management Information System) son un conjunto organizado de personas, procedimientos, software, bases de datos y dispositivos para suministrar la información rutinaria a administradores y tomadores de decisiones.

Objetivo

	Ofrecer a la administración la información necesaria de     manera habitual y continua.
	No sólo ofrece datos, sino el conjunto de éstos     analizados y procesados.
	Ayudar en el proceso de planeación como una      herramienta en el desarrollo de estrategias para     dar ventajas competitivas a la empresa.
	Disminuir la necesidad de dependencia de un ejecutivo      en el mecanismo de control en una empresa.
	Permitir una comunicación más lateral y cruzada sobre     una base formal en una organización. Proporcionan informes periódicos para la planeación,     el control y la toma de decisiones. Son sistemas que     se  sustentan en la relación que surge entre las     personas y las computadoras. Su interés principal     es la eficiencia operativa.

7. Sistemas de información Estratégicos

Son los que ayudan a los administradores del nivel superior (o alta gerencia) a abordar y resolver cuestiones estratégicas y tendencias a largo plazo, tanto en la compañía como en su entorno exterior.

	Suelen desarrollarse “in house”, es decir, dentro de la  organización, por lo tanto no pueden adaptarse fácilmente  a paquetes disponibles en el mercado.
	Su forma de desarrollo es la base de incrementos y a  través de su evolución dentro de la organización.  Se inicia con un proceso o función en particular y a partir  de ahí se van agregando nuevas funciones o procesos.
	Apoyan en el proceso de innovación de productos y proceso  dentro de la empresa.
	Cambian significativamente el desempeño de un negocio  al medirse por uno o más indicadores clave, entre ellos, la magnitud del impacto.
	Contribuyen al logro de una meta estratégica.
	Generan cambios fundamentales en la forma de dirigir  una compañía, la forma en que compite o en la que  interactúa con clientes y proveedores.
	Su función es lograr ventajas que los competidores  no posean, tales como ventajas en costos y servicios  diferenciados con clientes y proveedores.

CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN.

•   NO hay organizaciones que tengan exactamente los mismos objetivos, estructuras o intereses, los sistemas de información deben crearse a la medida de las necesidades únicas de cada una.
•   NO existe un sistema de información universal que encaje en todas las organizaciones. Cada una de ellas hace el trabajo de forma un poco distinta.
•   Así pues, los sistemas de información pueden clasificarse por: Especialidad funcional O por el nivel de la organización al que sirven.

ROLES ESTRATÉGICOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN  EN LOS NIVELES DE LA ORGANIZACIÓN.

1.Nivel operativo: utilizados para tener un eficiente control de los activos del negocio.

2.Nivel de conocimientos: necesarios para obtener información que brinde conocimiento sobre la forma de operación actual del negocio.

3.Nivel administrativo: Utilizados para obtener mejores utilidades

4.Nivel Estratégico: utilizados para generar valor y continuidad de la empresa en el tiempo.

CONCLUSIÓN PERSONAL:

Este tema está más orientado a lo que es el buen manejo de la organización, abarca desde sus procesos hasta sus niveles de operatividad. Todos en conjunto interactúan entre si para dar un buen funcionamiento. Hay distintos niveles de operatividad en donde el alto mando es quien decide si se llevan a cabo las estrategias o si necesitan algún cambio.